Per poter comunicare al meglio, la strategia è essenziale: dall'ufficio stampa alla pianificazione dei mezzi fino alla campagna pubblicitaria, dalla creazione di un sito internet alla scelta degli omaggi da distribuire ai partecipanti.

Relazioni con la stampa
Chi non possiede un ufficio per i contatti con i media è difficile che possa fare una logica e necessaria programmazione per una buona riuscita di un evento. Comunicati stampa da inviare via mail, via fax o meglio ancora accompagnati da una telefonata per esporre il profilo dell'azienda, il genere di evento, una scelta di prodotti da sponsorizzare etc...
E' buona norma preparare una cartella stampa per poter far sviluppare un buon articolo e per illustrare al giornalista le logiche dell'evento in questione; migliora notevolmente il risultato la dove si indice una vera e propria conferenza stampa, all'interno dell'evento con un apposito spazio riservato ai media ove poter esporre sponsor ed organizzazione.

Campagna Pubblicitaria
Sempre per una buona riuscita di un evento bisogna poter sostenere una campagna pubblicitaria su Tv, Stampa e Radio ricordandosi di comunicare orari, luoghi e programma. E' necessario determinare le capacità, le garanzie di copertura del mezzo, il target da colpire, il messaggio da veicolare e la tipologia di evento che si intende promuovere. Disponibilità degli spazi, costi, tempi di realizzazione del materiale son fattori di indiscutibile rilevanza per consentire una scelta ad HOC.

Creazione di un sito internet
Nell'organizzazione di un evento il sito dedicato si dimostra un supporto indispensabile sia per la segreteria organizzaztiva sia per la clientela. Esistono alcune caratteristiche e dati essenziali che il sito deve mantenere: Home page di presentazione, contenuti del'evento, programma, orari, sponsor, l'elenco degli sponsor dell'evento, piante stradali, mezzi pubblici per raggiungere la destinazione e parcheggi in zona; meglio se tutto ha una buona animazione in flash, rende molto di più l'idea di dinamicità dell'evento. La ciliegina sulla torta la stabilisce la capacità che si ha di saper raggiungere in tempi record ed in modo incisivo il maggior numero di utenti.

Gadget per i partecipanti
L'omaggio ai partecipanti magari corredato di personalizzazione è sempre ben visto, oltre ad essere naturalmente un richiamo all'evento è sempre gradito dal partecipante. In questo fattore il budget a disposizione è una delle note principali, poichè viene considerato per le realizzazioni uno dei fattori secondari, anche se non sono pienamente d'accordo. Il partecipante ha bisogno di essere "coccolato" come uno sponsor: un evento senza partecipanti non è un evento, e allettare il pubblico con idee nuove di gadget, meglio ancora se utili, si è dimostrata sempre una buona strategia. Nota importante per il giornalista occorrerà studiare un presente ad HOC, nulla però di troppo pretenzioso.

Ingegno, qualità dei prodotti, stile, coerenza del target, immagini di qualità eccellente, uno staff di persone qualificate e di indiscussa praticità nell'attuazione delle idee, ed un po' di megalomania sono indubbiamente fattori determinanti per una buona riuscita di un evento. [marketing-crazy]